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Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros
E-Mails und ähnliche Formen der digitalen Kommunikation haben schon längst den klassischen Brief abgelöst. Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und gar nicht mehr aufzuhalten. So geht die Digitalisierung sogar soweit, dass bestimmte Kundenanfragen automatisch beantwortet werden, ohne das man merkt, dass eine Maschine zugange ist. Aufgrund von künstlichen Intelligenzen können eingehende E-Mails ebenfalls automatisch beantwortet werden.
Wie kann man die Digitalisierung definieren?
Unter Digitalisierung bezeichnet man die zunehmende Nutzung digitaler Geräte für private und geschäftliche Aktivitäten. Aufgrund der Digitalisierung sind Computer und andere Träger in der Lage digitale Informationen zu speichern und zu verarbeiten. Doch ist dies noch längst nicht alles. Die Digitalisierung umfasst ebenso den Wandel von Prozessen. Was bis zu diesem Zeitpunkt in der physischen Welt zu erledigen war, kann inzwischen auch in Form von digitalen Prozessen durchgeführt werden.
Wo liegen die Chancen und Risiken eines papierlosen Büros?
Heute wird es immer schwieriger sich den Anforderungen der Digitalisierung zu entziehen. Die Digitalisierung hat inzwischen alle Branchen vollständig erfasst. Wer diesem Trend nicht folgt, wird auf lange Sicht nicht wettbewerbsfähig bleiben.
Viele Unternehmen haben sich für die Digitalisierung bereits gut gerüstet. Trotzdem bestehen bei einigen Unternehmen immer noch Zweifel. So plagt man sich häufig mit der Frage, ob die Änderungen überhaupt machbar sind. Besonders kleine und inhabergeführte Unternehmen müssen um ihre Existenz fürchten. Häufig ist das Budget bei diesen Firmen zu klein. Es reicht nicht aus, um die gewünschten Veränderungen hervorzurufen, die für die Anpassung an die neuen Technologien erforderlich sind. Jedes fünfte Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern glaubt, dass die Risiken der Digitalisierung größer sind als die Chancen.
Dagegen scheinen die größeren Unternehmen wesentlich gelassener zu sein. Diese Firmen vertrauen bereits zu 93 Prozent auf ihre großartige Zukunft. So haben mehr als die Hälfte der Unternehmen ihre Strukturen den neuen Anforderungen angepasst. Die Prozesse werden mithilfe eines effektiven Change Managements an die digitalen Erfordernisse angepasst. So sollen alle Mitarbeiter für die digitale Transformation ins Boot geholt werden.
Die Risiken bestehen häufig darin, dass ein hoher Umstellungsaufwand berücksichtigt werden muss. Damit verbunden ist natürlich auch ein gewisses Budget erforderlich, um die gewünschten Veränderungen auszulösen. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter den Umgang mit neuen Anwendungen erlernen müssen. Die Schwierigkeit hier liegt darin, dass nicht jeder Mitarbeiter positiv auf Veränderungen eingestellt ist. Insofern müssen die Mitarbeiter auch langsam an die neuen Systeme herangeführt werden. Darüber hinaus besteht ein weiteres Risiko in der Cloud. Zwar ist es vorteilhaft, dass man von überall aus auf die gewünschten Dokumente zugreifen kann. Auf der anderen Seite aber gibt es hier noch viele Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Es gibt wiederholt Cyberattacken, die nicht zu unterschätzen sind. Aus diesem Grund sollte man vorsichtig sein, wo man die sensiblen Daten aufbewahren möchte. Sicherer ist es, wenn man Mitarbeiter- und Kundendaten in der Rechnungsverarbeitung aufbewahrt.
